המטרה במעבר משרד אינה רק להעביר שולחנות וקרטונים. המטרה היא שכל עובד יוכל להגיע למקום החדש, למצוא את הציוד שלו ולחזור לפעילות במהירות האפשרית.
ממנים אחראי מעבר אחד
כדאי לרכז את התקשורת מול חברת ההובלות אצל אדם אחד שמכיר את שתי הכתובות, את סדר העדיפויות ואת הציוד הרגיש. בכל מחלקה אפשר למנות נציג נוסף, אבל ההחלטות והתיאום נשארים במקום אחד.
- איש הקשר מרכז שינויים בתכולה ובלוח הזמנים.
- נציגי המחלקות מסמנים ציוד ועמדות.
- ספקי המחשוב והתקשורת מתואמים בנפרד לפירוק ולחיבור.
- הנהלת הבניין מעודכנת בשעות ובגישה הנדרשת.
ממפים את המשרד הקיים ואת היעד
מכינים רשימה של שולחנות, כיסאות, ארונות, ציוד מטבח, מסכים, מדפסות ופריטים מיוחדים. במקביל מסמנים בתוכנית פשוטה היכן כל מחלקה וכל פריט גדול צריכים להיות ממוקמים במשרד החדש.
מתאמים את תנאי הגישה בשני הבניינים
בבנייני משרדים יש לעיתים שעות פריקה מוגדרות, מעלית שירות, צורך ברישום מראש או מגבלות חניה. בודקים את התנאים מול הנהלת הבניין ומעבירים אותם לחברת ההובלות לפני סגירת המועד.
פרטים שכדאי לאשר מראש
- שעות כניסה ויציאה מותרות.
- גישה למעלית שירות ומידותיה.
- מיקום חניה או אזור פריקה.
- איש קשר מטעם כל בניין ביום המעבר.
מפרידים בין ציוד אישי, משותף ורגיש
ציוד אישי נארז ומסומן לפי עובד ועמדה. ציוד משותף מסומן לפי מחלקה או חדר. מחשבים, שרתים, מסמכים רגישים וציוד יקר דורשים תהליך נפרד וברור, בהתאם למדיניות העסק ולספקי המחשוב.
בונים סדר העמסה לפי סדר החזרה לפעילות
מה שצריך ראשון במשרד החדש צריך להיות נגיש ראשון בפריקה. לדוגמה: ציוד תשתית, עמדות קבלה, חדר הנהלה או צוות שצריך לפעול מיד. את הסדר קובעים לפני תחילת העבודה ומעבירים לצוות.
- מכינים את אזורי היעד ומסמנים אותם.
- מעבירים ציוד תשתית ועמדות קריטיות לפי התוכנית.
- ממקמים רהיטים גדולים לפני הכנסת הארגזים.
- מבצעים סבב בקרה בכל האזורים לפני סיום.
ביום שאחרי: רשימת בקרה קצרה
בודקים שכל העמדות קיבלו את הציוד המסומן, שהארונות והריהוט נמצאים במקום הנכון ושלא נותר ציוד בבניין הישן. מרכזים פערים אצל אחראי המעבר במקום שכל עובד יפנה בנפרד.